GESTION DE APROVISIONAMIENTO
25/05/2013
TEMA: GESTION DE APROVISIONAMIENTO
· DEFINICION
· CONCEPTOS BÀSICOS
· OBJETIVO DEL APROVISIONAMIENTO
· FUNCIONES DEL APROVISIONAMIENTO
· IMPORTANCIA DEL APROVISIONAMIENTO
· GUIA PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES
·
A modo general, el aprovisionamiento es la acción de obtener provisiones (bienes y servicios) para una necesidad determinada. En las empresas, el área de aprovisionamiento es una de las más importantes, pues se encarga de la compra de bienes y servicios destinados al consumo interno para la propia producción de la empresa, o para su compraventa. El aprovisionamiento ha de realizarse del modo más eficiente posible, optimizando tiempos y costes de compra, transporte y almacenamiento.
Se entiende por aprovisionamiento "el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades
CONCEPTOS BÀSICOS
Fuente para integrar presupuestos. Fuente para clasificar los gastos de compra Fuente para identificar gastos provenientes de departamentos, talleres o áreas. Fuente para identificar gastos de compra relacionados a la fabricación serial o de nuevos proyectos. Fuente para la selección de proveedores. Fuente para adquisición de productos.
El aprovisionamiento como factor influyente en la situación económica de la empresa:
Influye debido a la importancia de los costos de material. Influye por las posibilidades de adquisición de financiamientos con los proveedores. Influye por la gestión de existencias
OBJETIVO DEL APROVISIONAMIENTO
producción lo materiales necesarios (materias primas, recambios, envases,..) para la fabricación y
al departamento de ventas los productos que ha de comercializar., además de organizar las
diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente el departamento que se
encarga de este proceso es el departamento de compras o departamento de aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras,
almacenamiento y gestión de inventarios.
· En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el
dto. de producción y el comercial, ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, plazo
de entrega, condiciones de pago, servicio postventa, etc. Esto implica hacer una
óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que
determinan la realización de las compras.
· En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes
para guardar los productos que posteriormente utilizará el dto. de producción. Una
vez fabricado el producto, éste también se ha de almacenar hasta que el dto. de
comercial lo venda a los clientes. Todo esto hace necesario un espacio físico donde
ordenar y guardar convenientemente los productos.
· Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que
tienen como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y
el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la
comercialización.
El mantenimiento de las existencias genera unos costes muy importantes que se deben
minimizar, sin dejar por ello de maximizar el servicio que dan las existencias. En este aspecto
debemos considerar la gestión de inventarios como una política de empresa.
FUNCIONES DEL APROVISIONAMIENTO
- Empresas extractivas: sector primario, actividad principal: extracción de materias primas.
- Empresas industriales: sector secundario, actividad: fabricación o manipulación de bienes físicos, transforman las materias primas en productos elaborados y aptos para el consumo o uso.
- Empresas de servicios: sector terciario, actividad: poner al alcance de otras empresas o del consumidor los bienes que proceden de los otros sectores.
FUNCIONES DE LA EMPRESA:
- Función técnica: realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos.
- Función comercial: actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica o comercializa.
- Función financiera: actividades relacionadas con los flujos de capital.
- Función social: relacionada con los aspectos sociales y laborales del personal. (departamento de Recursos humanos)
- Función administrativa: gestiona la administración y control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa mediante el registro contable y administrativo de pagos y cobros, compras y ventas,...
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA:
La organización y estructura interna de la empresa se representa a través del organigrama, en él se reflejan los distintos departamentos, secciones o áreas de trabajo, y la conexión, dependencia o relación que existe entre ellos.
El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.
Para ello se tiene en cuenta:
* Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
* Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
* Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
* Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
Con una buena gestión de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reducción de costes.
EL PERSONAL DE COMPRAS:
- El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son:
- Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.
- Organizar las actividades de su departamento.
- Recibir los boletines de solicitud de material; buscar fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.
- Transferir al departamento de administración la documentación.
- Informar y controlar.
La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende la planificación y la gestión de las compras, el almacenaje de los productos,... procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.
Las funciones de la gestión de aprovisionamiento son:
- Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
- Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
- Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.
- Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros.
- Minimizar la inversión en inventarios.
- Estableciendo un sistema de información eficiente.
- Cooperar con el departamento de compras.
- Analizar las tendencias del mercado.
- Estudiar los envíos de los proveedores.
- Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
- Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.
- Buscar proveedores competitivos.
- Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
- Conseguir la mejor relación calidad-precio.
- Conseguir suministros a tiempo.
- Mantener los inventarios al mínimo.
- Conseguir materiales estándar.
- Colaborar con las demás áreas de la empresa.
Situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén:
- Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos, para no quedarse desprovisto.
- Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante.
- Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o estacional.
- Cuando los centros de producción están muy alejados de los puntos de consumo, para no encarecer los costes.
- Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes.
- Fuertes inversiones en edificios e instalaciones.
- La mercancía almacenada ocupa espacio y genera costes.
- La mercancía envejece y sufre obsolescencia, etc.
Los materiales son los componentes del producto.
Los stocks o existencias son el conjunto de materiales, mercancías, artículos o productos que tiene la empresa almacenados a la espera de su utilización o venta posterior.
Los bienes que forman las existencias o stocks son:
- Mercaderías: mercancías almacenadas hasta el día de la venta.
- Materias primas: materiales para fabricar otros productos, sol el componente principal en el proceso de elaboración de otro artículo.
- Otros aprovisionamientos:
- Elementos y conjuntos incorporables: fabricados fuera de la empresa, adquiridos para incorporarlos en sus productos sin someterlos a transformaciones. Pueden ser sustituidos por otros.
- Combustibles: son materiales de consumo que no se incluyen en el producto transformado, pero facilitan el proceso.
- Repuestos: piezas de recambio para equipos y máquinas.
- Materiales diversos: materiales de consumo que no pertenecen a los conceptos anteriores y tampoco se incorporan al producto.
- Embalajes: cubiertas o envolturas. Se utilizan para empaquetar varias unidades de un mismo artículo o para proteger el producto durante el almacenaje y transporte.
- Envases: recipientes destinados a contener, proteger o resguardar el producto. Pueden ser o no recuperables.
- Material de oficina: se utiliza en las gestiones administrativas (etiquetas, impresos, ...).Se incluye cuando su almacenamiento es superior a un ejercicio económico.
- Productos en curso: están en proceso de fabricación o transformación.
- Productos semiterminados: han pasado todo el proceso de fabricación pero no están preparados para la venta.
- Productos terminados: han concluido todo el proceso de fabricación.
- Subproductos, residuos y materiales recuperados
Los flujos reflejan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar las actividades de fabricación y venta.
Si analizamos la relación que existe entre la actividad principal de la empresa y el stock, podemos observar que el aprovisionamiento de materiales y otros bienes no tiene la misma importancia en todas las organizaciones.
Las empresas industriales (actividad transformadora) cumplen 3 funciones básicas:
- Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales.
- Transformación de los materiales en productos terminados, aptos para la venta.
- Distribución y venta de los productos fabricados.
- En empresas mayoristas, el aprovisionamiento directamente del fabricante, mientras que en las detallistas el proveedor puede ser fabricante o distribuidor mayorista.
- En empresas mayoristas, la distribución se dirige a través de empresas detallistas, y en el caso de éstas, directamente al consumidor final.
IMPORTANCIA DEL APROVISIONAMIENTO
IMPORTANCIA
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes:
- Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
- Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
- Mantener unas normas de calidad adecuadas.
- Buscar y mantener proveedores competentes.
- Normalizar los elementos que se adquieren.
- Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
- Mantener la posición competitiva de la organización.
- Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.
GUÍA DE RELACIÓN CON
PROVEEDORES
EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE
PROVEEDORES DE BIENES
GUÍA LAPEM-02
FECHA:
Dic. 2003
VERSION:
ESPAÑOL
HOJA
1 DE 26
1 INTRODUCCIÓN
Entre las responsabilidades que la C.F.E. le ha conferido al
LAPEM, destacan las acciones de aseguramiento
de calidad de los suministros que adquiere la C.F.E. en el ámbito nacional e internacional, para asegurar la
calidad de los bienes que le suministran sus proveedores.
Por lo anterior se ha preparado la presente Guía, que tiene la intención de ser un medio que oriente y facilite a
los proveedores el cumplimiento de los requisitos para su evaluación y calificación en el suministro de bienes y
servicios asociados.
2 OBJETIVO
Establecer los lineamientos y la metodología para facilitar a los proveedores la realización de las actividades
de evaluación, y así obtener una calificación como proveedor de bienes y servicios asociados para CFE.
3 ALCANCE
Esta guía es aplicable a proveedores de bienes nacionales y extranjeros, los cuales se utilizan en Comisión
Federal de Electricidad, en los procesos básicos de generación, transmisión y distribución de energía eléctrica.
4 INTERPRETACIÓN DE LA GUÍA
Esta guía es un resumen de las políticas, procedimientos, e instructivos de trabajo establecidos formalmente
en el
LAPEM para el desarrollo de las actividades de evaluación y calificación de proveedores de bienes y
servicios asociados, orientada a proveedores, por lo que, en caso de quejas, reclamaciones, inconformidades,
demandas y otras relacionadas, predominan y son normativos los documentos establecidos internamente en
el
LAPEM.
5 DIRECTORIO DEL LAPEM
La correspondencia, relacionada con la evaluación y calificación de proveedores debe dirigirse al
LAPEM, en
los centros de trabajo descritos en el Apéndice “A”.
6 CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Una descripción general de los criterios de evaluación y calificación son descritos en el Apéndice "B".
7 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
7.1 Solicitud de Evaluación y Calificación de la Empresa
Se debe solicitar por escrito al
LAPEM la evaluación y calificación de la empresa, indicando claramente el tipo
de suministro de que se trata, así cómo los datos generales del fabricante y el nombre de la persona a
contactar en la evaluación.
Nota: La solicitud puede ser realizada mediante documento original, por medio de fax o por correo
electrónico.www.cfe.gob.mx
WWW.BUENASTAREAS.COM
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